Rekisteri- ja tietosuojaseloste

17.10.2018

Rekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Päiväkoti Pääskynpesän asiakasrekisteri 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Asiakassuhteen hoitaminen 
  • Asioiden hoitaminen huoltajien kanssa 
  • Arkinen tiedottaminen 
  • Varhaiskasvatustoiminnan toteuttaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen 
  • Liiketoiminnan tarpeet 
  • Palvelusetelisopimuksen tuoma yhteistyö Lahden kaupungin kanssa 
  • Kelan lomakkeiden täyttäminen 

3. Rekisterinpitäjä

Lahden vapaaseurakunta, päiväkoti Pääskynpesä
y-tunnus 0222184-3

4. Rekisteristä vastaava viranhaltija, tehtävänimike ja yhteystiedot

Jari Alatalo, seurakunnan vanhimmiston puheenjohtaja
Humpulankatu 15, 15110 Lahti 
P.040 158 5275
jari.alatalo@lahdenvapaasrk.fi
www.lahdenvapaaseurakunta.fi  

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Katariina Kalenius
Humpulankatu 15, 15110 Lahti 
040 0491728
katariina@paivakotipaaskynpesa.fi
www.paivakotipaaskynpesa.fi 

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Ei ole ulkoistettu.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

  • Lakisääteinen velvoite  
  • Toimintaa ohjaava lainsäädäntö: Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§ 

Rekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Rekisteröidyt ovat päiväkodin asiakkaitapalvelu-/hoitosopimuksiin kirjataan/liitetään seuraavat tiedot  

  • Lasten yksilöintitiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite 
  • Huoltajien tiedot: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite 
  • Huoltajien työpaikkojen yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero 
  • Lasten varahakijoiden yhteystiedot: etunimi, sukunimi, puhelinnumero 
  • Lasten perustiedot: terveystiedot, lääkitys, ruokavalio, allergiat, tavat, sovitut käytänteet 
  • Sovittu päivähoitomaksu kuukaudessa sekä laskujen eräpäivä. 
  • Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat (kerätään omaan arkistoonsa, ei liitetä palvelusopimuksiin) 
  • Päiväkirjalasten läsnäolo (kerätään omaan arkistoonsa, ei liitetä palvelusopimuksiin) 

9. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän / sovelluksen nimi/nimet)

  • Sähköisen hakemuksen tietojärjestelmä Concrete5  
  • Microsoft Excel ja Microsoft Word  
  • Paperiarkisto palvelusopimuksista/hoitosopimuksista 
  • Paperiarkisto päiväkirjoista 
  • Paperiarkisto varhaiskasvatussuunnitelmista 

10. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Kyllä

11. Rekisterin tietolähteet

  • Tiedot perustuvat lasten huoltajien antamiin tietoihin, jotka he antavat sähköisellä tai manuaalisella varhaiskasvatushakemuslomakkeella. He ovat allekirjoituksellaan vahvistaneet tietojen luovuttamisen sekä paikkansa pitävyyden. 
  • Ajanmyötä tietoja saadaan päiväkoti Pääskynpesän omasta toiminnasta kertyneistä tiedoista, sekä huoltajien kanssa käydyistä keskusteluista. 

12. Tietojen suojaamisen periaatteet

  • Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.  
  • Paperiaineisto on koottu mappeihin, joita säilytetään lukitussa kaapissa. Työtilaan, jossa ko. kaappi on, on pääsy vain päiväkoti Pääskynpesässä työsuhteessa työskentelevillä henkilöillä. Työtila on aina lukittu, kun siellä ei työskentele ketään. 
  • Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.  
  • Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.  

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus 

  • Päiväkoti saa luovuttaa tietoja, mikäli huoltaja on allekirjoittamalla lomakkeen antanut luvan.  
  • Tietoja saatetaan luovuttaa terveydenhoitohenkilökunnalle, perusopetuksen opettajille, varhaiskasvatukseen erikoistuneille terapeuteille, sekä psykologeille ja erityislastentarhanopettajille. 
  • Muille tahoille ei luovuteta.  

Tietojen luovutuksen peruste 

  • Lapsen turvallisuuteen, etuun, terveyteen tai kehitykseen liittyvien asioiden niin vaatiessa, mikäli huoltaja on allekirjoittamalla lomakkeen antanut luvan tietojen luovutuksen. 

14. Rekisterin tietojen luovutus kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

Ei luovuteta. 

15. Henkilötietojen säilytysajat / säilytysajan määrittämiskriteerit

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.  

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen päiväkoti Pääskynpesän henkilörekistereissä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.  

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15) 

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Päiväkoti Pääskynpesä toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.   

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, päiväkoti Pääskynpesä voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, päiväkoti Pääskynpesä voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa päiväkoti Pääskynpesä osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden. 

Mikäli päiväkoti Pääskynpesä ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16) 

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan. 

Ellei päiväkoti Pääskynpesä hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle. 

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17) 

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua päiväkoti Pääskynpesän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan päiväkoti Pääskynpesän arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18) 

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.  

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20) 

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta päiväkoti Pääskynpesän henkilörekistereihin liittyen. 

Vastustamisoikeus (artikla 21) 

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa. 

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77) 

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. 

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta. 

Kuinka oikeudet toteutetaan? 

Oikaisu- ja tietopyynnöt 

Päiväkodin johtaja Katariina Kalenius / katariina@paivakotipaaskynpesa.fi / p. 040 049 1728 

Evästeiden käyttö sivustolla

Tämä sivusto käyttää evästeitä, jotka ovat käyttäjän selaimeen tilapäisesti tallennettavia tietoja. Sivuston tallentamia evästeitä käytetään ainoastaan verkkopalvelun teknistä toimittamiseen, kuten esimerkiksi sivustolle kirjautumiseen tai sivustolla näytettävän ponnahdusilmoituksen näyttämiseen käyttäjälle vain yhden kerran. Evästeen sisältämiä tietoja ei liitetä millään tavalla asiakasrekisterin sisältämiin tietoihin.

Sivuston käyttäjämääriä tilastoidaan Google Analytics -palvelun avulla siten, että käyttäjien tiedot anonymisoidaan, eli käyttäjästä ei jää yksilöiviä tilastotietoja. Käyttäjä voi halutessaan estää Google Analyticsin käytön Googlen mainosasetukset-sivuilta.

Halutessaan käyttäjä voi estää evästeiden käytön kokonaan selaimensa asetuksista. Tällöin kaikki sivuston ominaisuudet eivät välttämättä toimi.